Entri Populer

Selasa, 12 April 2011

Tutorial Microsoft Excel

I.  Mengenal Microsoft Excel
Microsoft Excel, untuk selanjutnya disingkat Excel, adalah program aplikasi  yang  banyak
digunakan untuk  membantu  menghitung, memproyeksikan,  menganalisa, dan
mempresentasikan data. Disini kita akan banyak bersinggungan  dengan metode2 pembuatan
tabel dan grafik  yang sangat dibutuhkan sekali dalam penyusunan data2 perusahaan, hasil2
penelitian, maupun dalam pembuatan makalah pribadi.


II.  Bekerja dengan Microsoft Excel

A.  Lembar Kerja Microsoft Excel
Sebelum mulai memasuki pembahasan Microsoft Excel, ada baiknya kita mengenal lebih dulu
bagaimana tampilan Microsoft Excel itu, beserta beberapa istilah2 umum yang akan digunakan.
Beberapa istilah2 umum  yang  diberikan pada gambar dibawah ini akan banyak digunakan
dalam pembahasan selanjutnya, sehingga akan lebih baik bila kita menghafalkannya dengan
baik.

Gambar 1. Tampilan Microsoft Excel dan beberapa istilah penting
  1Kuliah Umum IlmuKomputer.Com
Copyright © 2003 IlmuKomputer.Com


B.  Memindahkan Penunjuk Sel (Cell Pointer)  
Ada beberapa cara untuk memindahkan cell pointer. Untuk lengkapnya silahkan lihat table
dibawah.

Tabel 1. Beberapa Cara Memindahkan Cell Pointer
Tombol  Keterangan
  Pindah satu sel ke kiri, kanan, atas atau bawah
Enter  Pindah satu sel ke bawah
Home  Pindah ke kolom A pada posisi baris yang aktif
Ctrl + Home  Pindah ke sel A1 pada lembar kerja yang aktif
Ctrl + End  Pindah ke posisi sel terakhir yang sedang digunakan
PgUp  Pindah satu layer ke atas
PgDn  Pindah satu layer ke bawah
Alt + PgUp  Pindah satu layer ke kiri
Alt + PgDn  Pindah satu layer ke kanan
Ctrl + PgUp  Pindah dari satu tab lembar kerja ke tab lembar kerja berikutnya
Ctrl + PgDn  Pindah dari satu tab lembar kerja ke tab lembar kerja sebelumnya

C.  Memasukkan Data ke Lembar Kerja
Berbagai jenis data dapat dimasukkan ke dalam lembar kerja seperti teks, nilai, tanggal, jam dan
lain sebagainya. Untuk memasukkan data ke dalam suatu sel, dapat mengikuti  langkah berikut
ini :
1.  Pilih atau klik sel tempat anda akan memasukkan data
2.  Ketikkan data yang ingin dimasukkan
3.  Tekan Enter atau tombol arah panah atau tombol PgUp dan PgDn

D.  Memperbaiki Kesalahan Pengetikan
Bila ada kesalahan pengetikan  data, anda dapat memperbaikinya dengan mengikuti langkah2
berikut ini :  
1.  Pilih sel yang datanya ingin diperbaiki, lalu tekan F2. Atau klik tombol kiri maouse 2 kali
pada sel yang datanya ingin diperbaiki.
2.  Selanjutnya perbaiki data yang salah tersebut dan tekan tombol Enter bila sudah selesai.

E.  Menggunakan Rumus
Anda dapat memasukkan rumus yang berupa instruksi matematika ke dalam suatu sel pada
lembar kerja. Operator hitung  yang  dapat digunakan diantaranya adalah + (penjumlahan),  -
(pengurangan), * (perkalian), dan ^ (perpangkatan).

Untuk mengenali cara penggunaannya, terlebih dahulu marilah membuat table seperti gambar 2
dibawah ini.
 
     Gambar 2. Tabel Upah Kerja

Untuk mengisi sel E5 yakni Total Upah yang Diterima, dapat ditempuh dengan beberapa cara.

① Menulis Rumus dengan Menggunakan Angka Tetap
a.  Tempatkan penunjuk sel pada posisi yang diinginkan (dalam contoh ini E5)
b.  Ketik rumus “=48*3500” pada kolom baris rumus dan tekan Enter. 
Catatan :    Penulisan rumus selalu diawali dengan lambng sama dengan (=).

② Menulis Rumus dengan Referensi Sel
a.  Tempatkan penunjuk sel pada posisi yang diinginkan (dalam contoh ini E5)
b.  Ketik rumus “=E3*E4” pada kolom baris rumus dan tekan Enter.
Catatan :    Dengan menggunakan cara ini, bila data di sel E3 &(atau) E4 diubah, maka hasil di
sel E5 pun akan ikut berubah.

③ Menulis Rumus dengan Cara Menunjuk
Dengan menggunakan keyboard atau mouse :
a.  Tempatkan penunjuk sel pada posisi yang diinginkan (dalam contoh ini E5)
b.  Ketik “=” pada kolom baris rumus
c.  Pilih atau klik sel E3, lalu ketik “*”
d.  Pilih atau klik sel E4 lalu tekan Enter.

F.  Membuat Range/Blok Sel
Pada saat bekerja menggunakan Excel, kita tidak hanya bekerja dalam satu sel saja. Terkadang,
anda akan bekerja dalam grup/kumpulan sel. Misalnya saja bila anda ingin merubah jenis huruf
beberapa kolom dan (atau) baris, ingin merubah rumus beberapa kolom dan (atau baris),
copy-paste atau mendelete data beberapa kolom dan(atau) baris, dll. Dalam kondisi2 seperti ini,
anda dapat menggunakan range/blok sel ini untuk memudahkan kerja anda.

Range dinamakan menurut alamat sel di ujung  kiri atas sampai ujung kanan  bawah. Sebagai
caontoh, range dari sel B2 sampai E7 dituliskan sebagai range B2:E7. (lihat Gambar 3).
  3Kuliah Umum IlmuKomputer.Com
Copyright © 2003 IlmuKomputer.Com

   Gambar3. Tampilan Range B2:E7

Range/blok sel dapat dibuat dengan beberapa cara :
① Membuat Range Menggunakan Tombol Shift
a.  Tempatkan penunjuk sel  awal range/bagian awal sel yang  ingin diblok,  yaitu B2 (lihat
Gambar 3).
b.  Sambil menekan Shift, tekan tombol anak panah sampai sel tujuan, yaitu E7

② Membuat Range Menggunakan Mouse**
a.  Klik sel yang merupakan sel awal range, yaitu B2. Pointer/penunjuk mouse  harus barada
dalam keadaan tanda plus warna putih (tunjuk ke dalam sel, bukan tepi sel). (lihat Gambar
3).
b.  Sambil tetap menekan klik kiri mouse, gerakkan mouse (drag) ke sel tujuan, yaitu sel E7.

③ Membuat Kolom atau Baris
Suatu kolom atau baris dapat disorot dengan mengklik huruf kolom atau nomor baris yang
anda inginkan. Misalnya cukup klik huruf kolom B bilai ingin menyorot seluruh kolom B.

④ Menyorot Sederetan Kolom atau Baris
Untuk menyorot sederetan kolom (misalnya B, C, D) atau sederetan baris (misalnya 3, 4, 5)
dapat dilakukan dengan mengikuti langkah berikut ini :
a.  Klik di huruf kolom atau di nomor baris awal (di contoh ini adalah B atau 3)
b.  Sambil tetap menekan tombol mouse kiri, geserlah(drag) pointer(penunjuk) mouse hingga
menyorot seluruh baris itu (di contoh ini adalah D atau 5).


Gambar4. Menyorot Sederetan Kolom



  4Kuliah Umum IlmuKomputer.Com
Copyright © 2003 IlmuKomputer.Com

G.  Menghapus Data
Untuk menghapus data di suatu sel atau range  tertentu, pindahkan sel ke, atau buatlah range
tempat yang ingin dihapus, lalu tekan tombol  Delete. Dan bila ingin menghapus format
tampilan data/sel dapat dilakukan dengan memilih dan mengklik menu Edit, Clear, Formats.

H.  Memasukkan Rangkaian Data dengan Fasilitas AutoFill
Untuk memasukkan data  berupa angka atau teks dengan fasilitas AutoFill, dapat dilakukan
dengan mengikuti langkah2 berikut ini :  
1.  Pilih/klik sel tempat posisi awal dari rangkaian data yang ingin anda buat. Misalnya
pilih/klik sel B2.
2.  Ketik data awal yang anda inginkan. Misalnya teks “Jan” (January)
3.  Pada sel berikutnya (sel dibawah/B3 atau disampingnya/C2) ketik data berikutnya  yang
anda inginkan. Misalnya di B3 ketik “Feb” (February)
4.  Sorot/bloklah B2:B3. (Lihat Gambar5)
Gambar5. Tampilan Data Awa

5.  Dalam keadaan masih tersorot, arahkan penunjuk/pointer mouse ke pojok kanan bawah sel
B3 hingga tanda plus putih berubah menjadi plus hitam
6.  Tekanlah tombol kiri mouse dan geser/drag posisi  pointer mouse ke sel  yang diinginkan
misalnya B12. Dengan ini rangkaian data angka dapat ditampilkan. Lihat Gambar 6.


Gambar6. Hasil Rangkaian Data dengan Teknik AutoFill

I.  Menggunakan Fasilitas AutoCalculate dan AutoSum

①  AutoCalculate
Fasilitas AutoCalculate (penghitungan otomatis) digunakan untuk melakukan penghitungan
dengan cepat dan mudah dari data2 yang cukup banyak dalam suatu range tertentu. Didalam
fasilitas AutoCalculate ini terdapat 6 buah perintah, yakni perintah otomatis untuk menghitung
rata2 (Average), jumlah data (Count), banyak data angka (Count Nums), nilai max (Max), nilai
min (Min), dan jumlah data angka (Sum).

Cara menggunakannya adalah sebagai berikut :
1.  Sorot range data yang akan dikalkulasi/hitung. Misal sorot range C7:C12 dari data seperti
dibawah ini.
  5Kuliah Umum IlmuKomputer.Com
Copyright © 2003 IlmuKomputer.Com


Gambar7. Contoh Penggunaan AutoCalculate

2.  Klik tombol kanan mouse di baris status, dan pilihlah jenis kalkulasi yang anda inginkan.
Misalkan pilihlah Average(A) untuk menghitung rata2 data.
3.  Hasilnya akan ditampilkan di baris status.

② AutoSum
Fungsi AutoCalculate diatas adalah untuk menghitung cepat data2 yang cukup banyak, tetapi
tidak dapat menuliskan secara otomatis di lembar kerja anda. Khusus untuk penjumlahan (Sum),
ada cara mudah lain untuk melakukannya yang sekaligus juga dapat langsung menuliskannya ke
lembar kerja anda. Caranya adalah dengan menggunakan tombol toolbar AutoSum (Σ).

Misalnya dalam contoh diatas, bila kita ingin menuliskan total unit, letakkan pointer mouse ke
tempat yang kita inginkan (misalnya C13), lalu tekan tombol Σ  di toolbar. Selanjutnya sorot
range yang ingin dijumlahkan (dalam contoh ini adalah C5:C10) dan tekan Enter.


Gambar8. Contoh Penggunaan AutoSum





  6Kuliah Umum IlmuKomputer.Com
Copyright © 2003 IlmuKomputer.Com

LATIHAN SOAL
Buatlah lembar kerja daftar penjualan  ponsel dari PT. SEJAHTERA  menjadi seperti bentuk
dibawah ini. Serta isi pulalah tempat kosong pada kolom dan baris JUMLAH.

Ketentuan Soal :
Buat rangkaian nama bulan dengan menggunakan fasilitas AutoFill  •


Hitung jumlah penjualan mobil setiap bulannya dan untuk setiap merk
Simpanlah lembar kerja pada komputer dengan menggunakan nama file Latihan.XLS.




J.  Mengatur Lebar Kolom

1.  Mengatur Lebar Kolom Menggunakan Mouse
① Arahkan pointer mouse pada batas kanan kolom yang akan diubah hingga tanda plus warna
putih berubah menjadi tanda panah dua arah.  
Catatan : Bila ingin mengubah lebar sederet kolom,  terlebih dahulu bloklah kolom yang
akan diubah lebarnya, kemudian tempatkan pointer mouse ke batas kanan salah satu kolom
tersebut.
② Klik tombol kiri mouse, dan sambil terus menekan mouse geser(drag)-lah mouse hingga
lebar kolom sesuai yang diinginkan.

2.  Mengatur Lebar Kolom Sesuai Data Terpanjang
① Arahkan pointer mouse pada batas kanan huruf kolom yang akan diubah lebarnya.  
② Klik dua kali pada batas kolom. Lebar kolom akan mengikuti data terpanjang yang ada pada
kolom seperti terlihat pada gambar9.


Gambar9. Mengubah Lebar Kolom Sesuai Data Terpanjang



  7Kuliah Umum IlmuKomputer.Com
Copyright © 2003 IlmuKomputer.Com

K.  Mengatur Tinggi Baris
① Arahkan pointer mouse pada batas bawah baris yang akan diubah hingga tanda plus warna
putih berubah menjadi tanda panah dua arah.  
Catatan : Bila ingin mengubah tinggi sederet baris, terlebih dahulu bloklah baris yang akan
diubah tingginya, kemudian tempatkan pointer mouse ke batas bawah salah satu baris
tersebut.
② Klik tombol kiri mouse, dan sambil terus menekan mouse, geser(drag)-lah mouse hingga
tinggi baris sesuai yang diinginkan.

L.  Mengatur Format Tampilan Huruf
Data yang ketikkan pada lembar kerja dapat ditampilkan dengan berbagai bentuk  untuk
memudahkan dan membuat variasi dalam lembar kerja anda. Bentuk huruf (font), ukuran huruf
(size), garis  bawah (underline), warna huruf  (color) dan efek khusus lainnya dapat anda
tambahkan dalam data anda.

Dua cara dalam melakukan format huruf dapat ditempuh melalui perintah  yang ada di baris
menu dan toolbar.

① Format Melalui Perintah di Baris Menu
a.  Sorot sel atau range yang akan anda format
b.  Pilih dan klik menu Format(O), Cells (CTRL+1), dan kotak dialog Format Cells akan
ditampilkan
c.  Pada kotak dialog Format Cells tersebut, klik tab Font.
d.  Tambahkanlah efek khusus yang diinginkan pada teks dan klik OK.


        Gambar10. Kotak Dialog Format Cells – Tab Font

② Format Melalui Toolbar
Tabel2. Jenis2 Perintah Toolbar untuk Melakukan Format Tampilan Huruf
Toolbar  Jenis Perintah Keterangan Fungsi

Text Font  Memilih bentuk huruf (font)

Font Size  Mengubah ukuran huruf (size)

Bold  Menampilkan huruf tebal (bold)
  8Kuliah Umum IlmuKomputer.Com
Copyright © 2003 IlmuKomputer.Com


Italic  Menampilkan huruf miring (italic)

Underline  Memberi garis bawah (underline)

Font Color  Memilih warna huruf (font color)

M. Meratakan Tampilan Data
Bila diperlukan, anda dapat mengatur tampilan data yang tersimpan pada suatu sel atau range
tertentu agar posisinya ditampilkan rata kanan, kiri, di tengah sel atau di tengah beberapa kolom
tertentu.

Ada 2 cara  yang dapat  ditempuh dalam melakukan  perataan tampilan data ini,  yakni dengan
menggunakan perintah yang ada di baris menu dan toolbar.

① Meratakan Data dengan Peintah di Baris Menu
a.  Sorotlah sel atau range yang akan anda ubah tampilan datanya
b.  Pilih dan klik menu  Format(O),  Cells (CTRL+1) dan kotak dialog Format Cells akan
ditampilkan


Gambar11. Kotak Dialog Format Cells – Tab Alignment

c.  Pada kotak dialog tersebut, klik tab Alignment
d.  Lakukan pemilihan sesuai keinginan anda pada kotak :
Vertical  : digunakan  untuk memilih perataan secara vertical. Pilihan  yang dapat
dilakukan adalah Top (rata atas), Center (rata tengah), Bottom (rata bawah), Justify
(seluruh data ditampilkan pada sel secara penuh).


Horizontal : beberapa pilihan yang dapat dilakukan adalah :  •
General  Huruf ditampilkan rata kiri dan angka rata kanan
Left (Indent)  Data ditampilkan rata kiri
Center  Data ditampilkan rata tengah
Right  Data ditampilkan rata kanan
Fill  Mengisi seluruh sel dengan mengulang data
Justify  Data ditampilkan pada sel secara penuh
Center Across Selection  Data ditampilkan di tengah2 beberapa kolom
•  Orientation : untuk mengatur orientasi data dan derajat kemiringannya.
e.  Klik OK
  9Kuliah Umum IlmuKomputer.Com
Copyright © 2003 IlmuKomputer.Com

Gambar12. Contoh Tampilan Data Secara Horizontal

Gambar13. Contoh Tampilan Perataan Data dengan Kemiringannya

② Meratakan Data dengan Perintah pada Toolbar

Tabel 3. Perintah Meratakan Data pada Toolbar
Toolbar  Perintah  Keterangan

Align Left  Data ditampilkan rata kiri

Center  Data ditampilkan rata tengah

Align Right  Data ditampilkan rata kanan

Merge and Center  Menyambung beberapa kolom, dan menaruh data
ditengah kolom baru tersebut

N.  Menambahkan Garis Pembatas dan Bingkai
①  Sorotlah sel atau buatlah range, tempat yang akan diberi bingkai
②  Pilih dan  klik menu  Format(O),  Cells (CTRL+1). Lalu  klik  tab border. Kotak  dialog akan
tampil seperti di bawah ini.
  10Kuliah Umum IlmuKomputer.Com
Copyright © 2003 IlmuKomputer.Com


Gambar14. Kotak Dialog Format Cells – Tab Border

③  Pada bagian Presets, pilih dan klik salah satu tombol berikut :
None, digunakan untuk menghapus garis pembatas dan bingkai  •
Outline, digunakan untuk membuat bingkai disekeliling sel atau range  •
Inside, digunakan untuk membuat garis pembatas didalam range  •
④  Pada bagian Border, pilih dan klik garis pembatas yang diinginkan
⑤  Pada kotak pilihan Style, pilih jenis garis yang diinginkan
⑥  Pada kotak pilihan Color, pilihlah jenis warna yang diinginkan
⑦  Gambar di bagian border adalah preview bingkai atau garis pembatas yang telah anda set. Klik
OK bila sudah selesai.


Gambar15. Contoh Bentuk Garis Pembatas dan Bingkai

O.  Menyisipkan Sel, Baris dan Kolom
Kadangkala kita perlu untuk menyisipkan baris atau kolom karena saat memasukkan/mengetikkan
data, ternyata ada data2 yang terlewat. Langkah2 yang dapat ditempuh adalah seperti berikut ini :
①  Sorotlah sel, atau buatlah range tempat sel, baris atau kolom baru akan disisipkan
②  Pilih dan klik di baris menu :
Insert, Rows untuk menyisipkan baris baru  •
Insert, Column untuk menyisipkan kolom baru  •
Insert, Cells untuk menyisipkan sel baru  •
  11Kuliah Umum IlmuKomputer.Com
Copyright © 2003 IlmuKomputer.Com

  12
   Gambar15. Contoh Penyisipan 2 Buah Baris Pada Lembar Kerja

P.  Menghapus Sel, Baris atau Kolom
Selain data yang terlewat, terkadang kita juga menemukan data2 yang mengalami penulisan dua
kali. Untuk  yang semacam ini, untuk memperbaiki penulisan  data dapat ditempuh dengan
menghapus sel, baris ataupun kolom.
①  Sorot sel atau range tempat sel, baris atau kolom yang akan dihapus
②  Pilih dan klik menu Edit, Delete. Kotak dialog Delete akan ditampilkan
③  Pilih dan klik salah satu pilihan berikut ini :
Shift  cells  left, digunakan untuk menghapus isi sel atau range  yang anda sorot  dan
menggantinya dengan data pada baris sama di sebelah kanannya.

Shift  cells  up, digunakan untuk menghapus isi sel  atau range  yang anda sorot  dan
menggantinya dengan data pada kolom sama di sebelah bawahnya

Entire row, digunakan untuk menghapus seluruh baris pada sel atau range yang anda
sorot

Entire column, digunakan untuk menghapus seluruh kolom pada sel atau range yang
anda sorot

④ Klik OK

SOAL LATIHAN
Buatlah lembar kerja daftar upah harian dari PT. SUKA MAKMUR seperti ditampilkan
dibawah ini. Masukkan pula isi dari WAKTU KERJA dan TOTAL UPAH yang masih kosong,
serta kemudian ubahlah bentuknya menjadi bentuk table.
Ketentuan Soal :
Waktu Kerja = Jam Keluar Jam Masuk  •
•  Total Upah = Waktu Kerja * 24 * Tarif Upah/Jam

Tidak ada komentar:

Poskan Komentar